Cómo preparar un documento para traducir

Preparar bien un documento antes de enviarlo a traducir puede parecer un detalle menor, pero facilita mucho el trabajo.

No significa que tengas que modificar el archivo ni convertirlo a un formato especial. En la mayoría de los casos basta con enviarnos el documento tal y como lo tienes. Lo realmente importante es que podamos entender qué necesitas traducir, para qué vas a utilizarlo y cómo quieres recibir el resultado. Cuanta más clara esté esa información desde el principio, más sencillo será valorar correctamente el proyecto, calcular el plazo y evitar dudas durante la traducción.

1. Envía el archivo en el formato original siempre que sea posible

Si dispones del documento original, normalmente es preferible enviarlo en ese formato.

Por ejemplo:

• Word;
• Excel;
• PowerPoint;
• PDF;
• archivos de texto;
• imágenes;
• otros formatos utilizados en tu proyecto.

Un PDF puede ser perfectamente válido, pero si también tienes el archivo editable original, puede resultar útil enviarlo. Esto es especialmente importante cuando el documento contiene tablas, gráficos, cuadros de texto o una maquetación que quieras conservar.

¿Y si solo tengo un PDF?

No pasa nada.

Puedes enviarlo igualmente para que revisemos el contenido y valoremos el proyecto. Lo importante es que el archivo pueda leerse correctamente.

2. Comprueba que el documento se ve con claridad

Si el archivo es un escaneo o una fotografía, revisa que todo el texto sea legible.

Antes de enviarlo, comprueba especialmente:

• que no falten páginas;
• que ninguna zona esté cortada;
• que el documento no esté demasiado oscuro;
• que el texto no aparezca desenfocado;
• que sellos, anotaciones o datos relevantes puedan distinguirse.

Una imagen de baja calidad puede generar dudas sobre determinadas palabras, cifras, nombres propios o fechas. Si puedes elegir entre varias versiones del mismo documento, envía la de mayor calidad.

3. Indica qué idioma necesitas

Parece evidente, pero es uno de los datos fundamentales para valorar una traducción.

Necesitamos conocer:

• Idioma de origen: el idioma en el que está escrito el documento.
• Idioma de destino: el idioma al que quieres traducirlo.

Además, en algunos proyectos puede ser importante conocer la variante lingüística que necesitas. Por ejemplo, no siempre es indiferente preparar un contenido en inglés británico o estadounidense, especialmente cuando se trata de documentación comercial, académica o destinada a un mercado concreto.

Si tienes alguna preferencia, indícala desde el principio.

4. Explícanos para qué vas a utilizar la traducción

Este punto es especialmente importante.

Traducir un documento para comprenderlo internamente no es exactamente lo mismo que prepararlo para publicarlo, entregarlo a un cliente o presentarlo ante una institución. La finalidad nos ayuda a comprender mejor qué necesita el proyecto.

Puedes indicarnos, por ejemplo:

• si es para uso interno de una empresa;
• si se publicará;
• si se enviará a clientes;
• si forma parte de una investigación;
• si se utilizará en una universidad;
• si se presentará ante una administración;
• si forma parte de un procedimiento jurídico;
• si simplemente necesitas comprender su contenido.

La finalidad también puede ayudar a detectar si necesitas una traducción profesional, jurada, jurídica, académica, técnica o de otro tipo.

5. Indica qué partes deben traducirse

No siempre hay que traducir un documento completo.

Puede que necesites únicamente determinadas páginas, capítulos, columnas o fragmentos. Si es así, indícalo con claridad.

Por ejemplo: «Traducir únicamente las páginas 3 a 8.» O  «No es necesario traducir los anexos.»

También puedes señalar directamente las partes que necesitas mediante comentarios, marcas o una explicación en el mensaje que acompañe al archivo. Esto permite valorar únicamente el trabajo que realmente necesitas.

6. Señala qué elementos no deben traducirse

También puede ocurrir lo contrario: que determinados términos deban permanecer en el idioma original.

Es habitual encontrar:

• nombres comerciales;
• marcas;
• nombres de productos;
• acrónimos;
• referencias internas;
• códigos;
• nombres propios;
• términos técnicos utilizados internacionalmente.

Si alguno de estos elementos debe mantenerse exactamente como aparece en el original, conviene indicarlo. No hace falta preparar una lista enorme. Basta con avisarnos cuando exista alguna condición especial que debamos conocer.

7. Envíanos terminología o documentos anteriores si los tienes

En determinados proyectos, disponer de referencias puede ser especialmente útil.

Por ejemplo, si una empresa lleva años utilizando una terminología concreta, puede facilitarnos:

• glosarios;
• traducciones anteriores;
• manuales;
• documentos corporativos;
• nombres oficiales de productos;
• terminología interna;
• páginas web de referencia.

El objetivo es mantener la coherencia.

Un ejemplo sencillo. Imagina que una empresa utiliza siempre una traducción concreta para denominar uno de sus departamentos. Puede haber varias opciones lingüísticamente correctas, pero si toda su documentación anterior utiliza una de ellas, probablemente interese mantenerla.

Una pequeña referencia puede evitar inconsistencias entre documentos.

8. Evita enviar varias versiones sin indicar cuál es la definitiva

Este es un problema bastante fácil de evitar.

Si existen varias versiones de un documento, indica cuál debemos utilizar.

Por ejemplo:

• Contrato_final.docx
• Contrato_final_2.docx
• Contrato_corregido.docx
• Contrato_definitivo_ahora_si.docx

Puede parecer gracioso, pero es una situación bastante habitual.

Si hay varios archivos, una simple indicación como: «Utilizar la versión fechada el 15 de septiembre» puede evitar trabajar accidentalmente sobre un documento anterior.

9. Si el documento cambia, avisa antes de sustituirlo

Es posible que después de enviar el archivo detectes un error o recibas una versión actualizada.

No hay problema. Lo importante es avisar.

Si el proyecto ya ha comenzado, necesitaremos comprobar qué cambios existen entre ambas versiones y si afectan al trabajo realizado. Siempre que sea posible, es preferible enviar la versión definitiva antes de comenzar la traducción.

10. Indica cuándo necesitas la traducción

Para preparar un presupuesto también necesitamos conocer el plazo.

No es lo mismo un proyecto que debe estar terminado mañana que otro que puede entregarse dentro de dos semanas. Si tienes una fecha límite real, indícala desde el principio.

Por ejemplo: «Necesito presentar el documento el día 25.» Esto nos permite valorar si el plazo es viable antes de aceptar el proyecto.

No confundas fecha de entrega con fecha del trámite Si tienes que presentar la documentación un lunes, puede que no quieras recibir la traducción ese mismo lunes. Conviene dejar cierto margen para revisar los archivos, preparar otra documentación o resolver cualquier incidencia.

11. Si hay varios documentos, envíalos juntos

Cuando todos los archivos pertenecen al mismo proyecto, normalmente es mejor valorarlos de forma conjunta.

Esto permite conocer:

• el volumen total;
• la terminología común;
• el plazo real del proyecto;
• las posibles repeticiones;
• la relación entre unos documentos y otros.

También nos ayuda a darte una visión más clara del trabajo completo.

12. Indica si el documento contiene información sensible

Algunos documentos pueden contener información personal, empresarial, académica, jurídica o económica.

Si existe alguna circunstancia especial relacionada con la gestión del archivo, indícanoslo antes de comenzar. No es necesario eliminar información relevante del documento si esa información también debe traducirse, pero sí conviene avisar cuando el proyecto tenga requisitos particulares.

13. Si necesitas conservar el formato, dínoslo

En determinados proyectos no basta con recibir el texto traducido.

Puede ser importante mantener:

• tablas;
• títulos;
• numeración;
• columnas;
• estructura;
• formato de determinados apartados.

Si necesitas que el documento final conserve una estructura similar al original, indícalo cuando solicites el presupuesto. Así podremos tenerlo en cuenta antes de empezar.

¿Tengo que preparar el documento de alguna forma especial?

En la mayoría de los casos, no.

Puedes enviarnos el archivo tal y como lo tienes. Esta guía no pretende convertir la solicitud de una traducción en un proceso complicado. Al contrario. Si no sabes el idioma exacto, el tipo de traducción que necesitas o qué información debemos tener en cuenta, puedes enviarnos el documento y explicarnos simplemente qué quieres conseguir con él. A partir de ahí podremos revisar el proyecto.

Checklist antes de enviar un documento a traducir

Antes de solicitar presupuesto, comprueba si puedes facilitarnos esta información:

• archivo que necesitas traducir;
• idioma de origen;
• idioma de destino;
• finalidad de la traducción;
• partes concretas que deben traducirse, si no es el documento completo;
• terminología o referencias previas, si existen;
• formato que necesitas recibir;
• fecha de entrega;
• cualquier requisito especial.

No necesitas tener respuesta para todo. Pero cuanto más conozcamos sobre el proyecto, más fácil será valorarlo correctamente desde el principio.

Errores habituales al enviar documentos para traducir

• Enviar una fotografía difícil de leer. Siempre que sea posible, utiliza un escaneo o una imagen tomada de frente y con suficiente resolución.
• No indicar para qué se utilizará el documento. La finalidad puede cambiar considerablemente el tipo de servicio que necesitas.
• Enviar diferentes versiones sin identificar la definitiva. Confirma claramente cuál debe utilizarse.
• Dar por hecho que todo el documento debe traducirse. Si solo necesitas determinadas páginas, indícalo. Puede evitar trabajo y costes innecesarios.
• No comunicar una fecha límite. El plazo forma parte de la valoración del proyecto. Es mejor conocerlo antes de comenzar.
• Encargar una traducción para un trámite sin revisar sus requisitos. Si vas a presentar documentación ante una institución, comprueba previamente qué tipo de traducción y formato exige.

Preguntas frecuentes

• ¿Puedo enviar un PDF para traducir? Sí. Podemos revisar el documento en PDF para valorar el proyecto. Si también dispones del archivo editable original, puede ser útil adjuntarlo.
• ¿Se puede traducir un documento escaneado? Sí, siempre que el contenido pueda leerse correctamente. La calidad del archivo es especialmente importante cuando aparecen nombres propios, fechas, cifras o anotaciones.
• ¿Puedo enviar una fotografía de un documento? Puedes hacerlo. Procura que la fotografía esté bien enfocada, tomada de frente y que no falte ninguna parte del documento.
• ¿Tengo que saber qué tipo de traducción necesito? No necesariamente. Puedes explicarnos para qué vas a utilizar el documento y podremos revisar qué servicio podemos ofrecerte. Si se trata de un procedimiento oficial, conviene además comprobar los requisitos establecidos por la entidad receptora.
• ¿Puedo traducir solamente algunas páginas? Sí. Indica qué páginas o apartados necesitas traducir para que podamos valorar únicamente esa parte del documento.
• ¿Qué ocurre si modifico el documento después de enviar el presupuesto? Avísanos cuanto antes. Dependiendo del alcance de los cambios, puede ser necesario revisar nuevamente el proyecto, el plazo o el presupuesto.
• ¿Puedo enviar traducciones anteriores como referencia? Sí. Pueden resultar especialmente útiles cuando existe terminología que quieres mantener de forma consistente.
• ¿Cómo sé cuánto costará traducir mi documento? El precio depende de las características del proyecto, como los idiomas, la extensión, especialización, formato y plazo. Por eso revisamos el documento antes de indicarte el precio.

Prepararlo bien no significa complicarlo

No necesitas convertir archivos, preparar documentos especiales ni conocer terminología de traducción antes de contactar con nosotros. Lo esencial es mucho más sencillo: envíanos el documento, dinos qué necesitas conseguir y cuándo lo necesitas.

A partir de esa información podremos revisar el proyecto y darte un presupuesto con el precio y el plazo antes de comenzar.